¿Es necesaria un área de procesos?

Por Christian Joanidis

Hace ya bastante tiempo que en las organizaciones se ha descubierto la importancia de los procesos y por lo tanto la temática ha evolucionado hasta dar origen a una función más que debe ser administrada por un especialista: ya no basta con que cada gerente o responsable de área determine cómo se deben hacer las cosas, se necesita la intervención de alguien que tenga una visión global y específica del tema. Pero esto no necesariamente significa que tenga que haber un área de procesos… ¿o sí?

Empecemos por dejar en claro que el hecho de que exista una función no significa que tenga que existir un área. De hecho, la existencia de esta función puede plasmarse en las siguientes formas organizacionales:

  • Un área que toma la función
  • Un tercero que toma la función
  • Una persona que toma la función dentro de la organización

Los dos primeras formas se explican por sí mismas. La tercera implica que hay alguien que tiene responsabilidad por esta función, pero sin que haya un área específica. También pueden existir formas mixtas, que para el caso de procesos podrían tomar la siguiente forma:

  • Una persona que tiene la función estratégica y de control, dejando a un tercero la ejecución.
  • Un área que toma la función para asegurar un mínimo de actividad “in house” y un tercero que ejecuta en los picos de necesidad.
  • Un tercero que tiene la función estratégica y un área que ejecuta.

Analicemos cada una de estas opciones por separado, para entender en qué circunstancias conviene adoptar cada una de estas formas organizacionales para trabajar sobre los procesos.

  • Un área que toma la función: esta aplica sólo para empresas de servicios con una gran cantidad de personas dedicadas a la operación, como por ejemplo grandes bancos, grandes centros de servicios compartidos o telefónicas. En general, suelen ser muy pocas las empresas para las cuales se justifica un área adicional para que se ocupe de los procesos.
  • Un tercero que toma la función: aquí entra en juego el famoso dilema de “hacerlo o comprarlo hecho”. Si no se trata de empresas para las cuales sus procesos son realmente algo central, entonces es generalmente más económico tercerizar esta función. Esta es una opción válida para empresas grandes, medianas y pequeñas. Desde Integra podemos ayudarlo con esta cuestión, haciéndonos cargo del área de procesos de su empresa, comprometiéndonos no sólo a realizar todas las tareas de esta área con nuestro equipo, sino que además tenemos la capacidad de incorporar gente con know how temporalmente para cuando las circunstancias requieren un mayor compromiso del área de procesos.
  • Un ejecutivo que toma la función dentro de la organización: esta alternativa es prácticamente inaplicable en su forma pura y por eso toma habitualmente la conformación mixta de la siguiente forma organizacional.
  • Un ejecutivo tiene la función estratégica y de control, dejando a un tercero la ejecución: esta forma es particularmente útil para aquellas empresas que tienen cierta envergadura, pero que no están constantemente revisando sus procesos. La persona de la organización monitorea la situación de los procesos, aunque esta no es la única función que tiene. Los procesos representan sólo una pequeña parte de sus tareas. Por eso, cuando es necesario realizar algo que escapa al nivel de un retoque, es la responsable de contratar a quien corresponda para que realice la ejecución, gestionando los requerimientos y controlando el resultado. Desde Integra podemos ayudarlo a ejecutar sus proyectos de procesos, brindándole una sólida metodología y la garantía de que el conocimiento quedará en su organización.
  • Un área toma la función y un tercero ejecuta en los picos de necesidad: las grandes organizaciones pueden requerir en momentos especiales la intervención de un tercero. Cuando el área de procesos recibe demasiados proyectos o para cuando son necesarios recursos adicionales para cumplir en tiempo y forma con un requerimiento, entonces se apela la ayuda del tercero. Integra puede brindar este apoyo, tenemos trayectoria en proyectos para grandes empresas locales, regionales y multinacionales.
  • Un tercero tiene la función estratégica y un área de la empresa ejecuta: este es el caso menos habitual, pero que puede resultar muy interesante si lo que hoy falta en su empresa es el conocimiento estratégico sobre los procesos. El perfil estratégico de procesos no es fácil de encontrar hoy en día: por eso contratar a un tercero para que se haga cargo de ayudar a la organización a liderar los proyectos y a generar una adecuada y sana metodología de trabajo es una opción interesante. Integra puede cumplir este rol, dejando la tarea cotidiana de la ejecución a un área de la empresa. La gestión estratégica de procesos es una tarea de tiempo parcial que requiere el know how y la trayectoria que tiene el equipo de Integra.

 

Si usted quiere conversar con nosotros sobre cuál es la mejor metodología para su organización no dude en contactarnos y le enviaremos un breve cuestionario, por supuesto que sin ningún costo. para ayudarlo a resolver esta cuestión. También un profesional de nuestro equipo puede acercarse a conversar con usted. De nuestra parte siempre tendrá la respuesta que lo ayude a que su organización funcione mejor, porque nuestro negocio es que a nuestros clientes las cosas les salgan bien.

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