Las operaciones y el diseño de las oficinas

Por Christian Joanidis

En los últimos 20 años ha habido un cambio en la forma de concebir las oficinas, en su armado, su distribución e incluso en los distintos espacios comunes que tienen. Pero estos cambios vinieron de la mano, principalmente, del cambio de paradigma sobre el liderazgo en las organizaciones.

Las oficinas, se ve claramente al ingresar en ellas, muestran en general con bastante nitidez la estructura jerárquica de una empresa. Esto, en cierta forma, es algo absurdo aunque una práctica extendida. ¿Es la función de las oficinas mostrar la jerarquía de quienes la ocupan? No, la función de una oficina es otra, pero sin embargo se diseña sobre la base de principios que nada tiene que ver con su funcionamiento. Es cierto que muchas veces la jerarquía de alguien implica que tiene ciertos requerimientos para poder operar, pero no siempre se ve desde esta perspectiva.

También ahora se han puesto de moda ciertas oficinas con espacios recreativos. Nuevamente se ha pensado en el modelo de liderazgo y motivación, pero no en la función de la oficina. ¿Es la oficina un espacio de recreación?

No estoy criticando estos modelos. En management las cosas sirven en la medida en que se obtenga el resultado deseado: no hay reglas, lo que funciona es lo que manda. La pregunta es si estos modelos le sirven a todos.

En el fondo, las oficinas son un elemento operativo. No quiero decir que estén directamente involucradas con la operación, pero son algo eminentemente funcional. Es cierto que hay cuestiones de status, de posicionamiento de marca y otra serie de cosas que influyen en su diseño, pero esto no significa que no haya que pensarlas como si fueran una operación.

Cuando uno define una operación, lo primero que tiene que hacer es preguntarse qué quiere lograr, es decir el objetivo. Hace 15 años esta pregunta hubiera sido trivial: “quiero una oficina para que la gente venga a trabajar”. Pero hoy día, con los nuevos paradigmas tecnológicos, esta respuesta es obsoleta. Cuando uno se pone a pensar en serio en esta cuestión pueden surgir respuestas realmente interesantes. Un alto ejecutivo de una empresa noruega dijo una vez que la oficina era para él una herramienta de comunicación. Desde el diseño de las operaciones, objetivos tan disimiles sólo pueden producir diseños muy disimiles.

Una vez planteado el objetivo de las operaciones se debe plantear la estrategia. ¿Quiero hacer las cosas baratas, de alta calidad, quiero ser ágil? Lo mismo vales para las oficinas. ¿Cómo quiero que sea esta oficina? ¿Orientada a los bajos costos, orientada a la flexibilidad?

Hay muchas preguntas para responder antes de diseñar unas oficinas. No se trata de una tarea más, de una cuestión accesoria: la forma de nuestra oficina definirá la forma en que vamos a trabajar. No es cuestión de dejarse llevar por tendencias o buenas ideas aisladas, siempre tenemos que recordar que se trata de un sistema y que en un sistema cada parte influye sobre las demás.

Lo que debemos tener presentes es que en nuestras oficinas queremos que algo pase, porque si no es así, mejor es no tenerlas. Si queremos que ese “algo” pase, entonces el diseño de las mismas tiene que funcionar como un catalizador.

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